Menata Penatalayanan, Keuangan dan Administrasi HKBP
Pembenahan administrasi
Yang ketiga adalah penataan administrasi, yang tentu saling terkait dengan sumber daya manusia dan keuangan. Administrasi yang baik adalah bagian dari penatalayanan yang amat penting. Administrasi yang tertata dan terdata dengan rapih dan bersih, menjadi pintu penutup untuk kejahilan, baik menyangkut manipulasi data kepersonaliaan maupun keuangan HKBP. Administrasi umum, sejatinya terekam secara on line, tersimpan lengkap dengan numerisasi surat-menyurat sesuai dengan klasifikasinya, yang tersimpan dalam big data HKBP berbasis komputer.
Administrasi surat menyurat ditulis berdasarkan data-data yang ada dan valid. Arsip surat misalnya, bukti setor dan penerimaan keuangan, Surat Keputusan dan lain-lain, harus dipastikan sampai kepada tujuan, tidak ada yang tercecer di tengah jalan. Di sini juga tersimpan data valid segala harta benda (asset) HKBP, dari tingkat Pusat hingga jemaat, harta bergerak maupun tidak bergerak, surat-surat akta tanah, termasuk lembaran keputusan dalam setiap persidangan rapat HKBP. Tak terkecuali dokumen atau perangkat-perangkat pelayanan HKBP, baik secara manual maupun digital. Almanak HKBP saja misalnya, Impola, Mendekat kepada Allah dan lain-lain, dipersiapkan secara digital electronic (paperless), meski masih harus menyediakan bentuk cetak sesuai dengan realitas kebutuhan.
Selain tiga hal pokok di atas, Penatalayanan HKBP yang maju dan dinamis, membutuhkan sinergisitas Biro-biro di bawah naungan Sekretariat Jenderal, agar melaju secara bersama dan dengan derap langkah yang seirama. Jalur struktural dan koordinatif harus terkawal dengan pasti sesuai dengan job description yang ada. Bila tidak, arah dan kompas perjalanan pelayanan akan menjadi kacau tak menentu. Kesetiaan dan ketaatan dalam pagar job description yang ada, menjadi ‘taurat’ terdekat bagi setiap stakeholders yang ada.
Penatalayanan yang rapi tertata dan terdata secara digital, akan menjadikan roda organisasi HKBP bergerak lebih lincah. Konflik yang sedianya terjadi, akan bisa dihindari dan akan semakin berkurang. Penataan sumber daya manusia yang transformatif melalui pelatihan dan pembekalan secara teratur, akan menggeser kita dari pola hidup self oriented kepada Church oriented. Birokrasi kita pun akan lebih gesit dan akuntabel. Rantai strukturisasi akan semakin lancar. Dan kinerja para stakeholder pun dalam melayani, akan semakin cepat, peka dan responsif. (HM)
